Catering regelen voor werk lijkt in eerste instantie eenvoudig, maar er kan verrassend veel misgaan. Denk aan de directeur die vergeet te melden dat de helft van het team vegetarisch eet of iemand die voor een belangrijke klantpresentatie pizza bestelt. Niet echt een succes. Een goede lunch op kantoor kan een saaie vergadering juist veranderen in een energieke brainstorm. Slechte catering zorgt er alleen maar voor dat mensen achteraf praten over wat er allemaal misging. Daarom is het slim om goed na te denken over de lunch catering en alle andere details die erbij komen kijken. Met een beetje voorbereiding maak je van elk bedrijfsfeest, overleg of workshop een moment waar mensen graag aan terugdenken.
Begin op tijd met plannen
Wie te laat begint, heeft vaak pech. De beste cateraars zitten weken van tevoren vol, vooral rond de feestdagen of in de zomer. Start dus minimaal twee weken voordat het evenement plaatsvindt. Maak een simpel plan: hoeveel mensen komen er, wat is het budget en wat voor soort bijeenkomst is het? Gaat het om een korte vergadering, een teamlunch of een hele studiedag? Kijk ook even praktisch naar de ruimte. Is er genoeg plek voor de tafels en apparatuur of gelden er regels voor externe leveranciers? Vraag bij meerdere bedrijven een offerte aan, dan kun je prijzen vergelijken en kijken wie het beste bij je past.
Kies eten dat past bij het moment
Het klinkt vanzelfsprekend, maar veel mensen slaan hier de plank mis. Voor een vergadering van een uurtje heb je echt geen uitgebreid buffet nodig. Koffie, thee en wat lekkers erbij doen dan prima hun werk. Gaat het om een lange workshop, dan is goed eten wel belangrijk om iedereen scherp te houden. Buffetten zijn ideaal voor informele bijeenkomsten waar mensen willen rondlopen en netwerken. Voor presentaties of formele lunches werkt een tafelopstelling beter. Een walking dinner tijdens een borrel is dan weer perfect om in gesprek te raken met collega’s van andere afdelingen. Probeer het simpel te houden: een warme maaltijd om elf uur ’s ochtends voelt voor niemand prettig.
Denk aan dieetwensen
Niets is ongemakkelijker dan iemand die niks kan eten omdat er niet aan dieetwensen is gedacht. Vraag van tevoren wie vegetarisch, veganistisch, glutenvrij of halal eet. Hou ongeveer een kwart van je gerechten geschikt voor speciale diëten. De meeste cateraars kunnen hier goed mee omgaan als ze het op tijd weten. Zorg ook voor duidelijke labels bij het eten, zodat iedereen in een oogopslag kan zien wat erin zit. Zo voorkom je misverstanden en laat je zien dat er aandacht is voor iedereen. Vergeet de mensen niet die geen alcohol drinken. Een paar lekkere sapjes, bruiswater met een smaakje of alcoholvrije cocktails maken het aanbod compleet.
Slim omgaan met het budget
Een goed georganiseerde catering hoeft niet duur te zijn, maar het vraagt wel wat planning. Reken ongeveer twintig procent van het totale budget voor eten en drinken. Dat lijkt veel, maar eten blijft iets wat mensen onthouden. Investeer in een paar goede gerechten in plaats van te besparen op kwaliteit. Vraag altijd naar de totale prijs inclusief service en bediening, want die kosten worden soms pas later genoemd. Overweeg een pakketdeal of vaste prijs per persoon, zeker als er ook alcohol bij zit. Houd een klein deel van je budget achter de hand voor onvoorziene kosten.
